設備的使用期開始于該設備被列入固定資產。在設備的同定資產檔案中有兩種類型的數據：一是設備自身所固有的，如設備名稱、型號、出廠日期等；另一類是隨著設備運行而產生的，如設備的大修次數、累計開啟時問、折舊情況等。設備管理系統的臺賬管理功能板塊就是對設備的所有數據按實際要求進行處理，如輸入、查詢、計算、打印等等，其基本要求有如下幾點：

1．設備臺帳的登記

在設備管理系統的臺賬管理功能板塊中，首要的問題是進行設備固定資產登記。登記的數據多時就容易出現失誤，所以我們在建立數據庫結構時，必須給每一個字段定義正確的字段類型，宇段長度按使用要求給定。此外，設計表單時我們還可以通過設定控件屬性來監控輸入，而且周到細致的考慮將會提高輸入的速度和準確率。

2．數據的修改

修改數據是對數據表中記錄的數據進行修改，或是增添、刪除記錄。它是用戶操作的主要內容之一，因為輸入的數據不可能永遠不出差錯，另一方面，由于設備隨著使用年限的增加，設備的性能也會變化等等。如果在設備管理系統的臺賬管理功能板塊中有多個相關的數據表存在，這時就需要給字段設定各種字段特性、在表與表之問建立永久性關聯等，以減少人為的錯誤修改，維護數據庫、表數據的正確性。

3．設備信息的查詢與統計

此項最能體現計算機在設備管理中的優越性。以往諸如“根據設備編號查詢該設備的其它參數”、“統計現有設備的設備凈值”等工作都靠人工完成，無法做到高效、準確。可以利用設備管理系統提供的查洳設計器，經由一些簡單的條件設置、字段選擇等，從單個或多個數據表中搜索滿足條件的記錄，并可以根據查詢結果輸出報表、表格和圖形。此外，查詢設計器在分組統計方面的功能也能得以充分利用。

4．設備臺帳的折舊計算

設備的大修、改造和更新，需要有資金，而這些資金是在設備的使用過程中，以折舊形式逐漸積累起來的，設備是通過生產過程，逐漸將其價值轉移到產品成本中去的。為了使設備具有一定的生產能力，補償設備在使用過程中的消耗，必須將所生產的產品的一部分利潤，用于補償設備的生產能力，即進行設備的折舊計算。在以前手工計算折舊的過程中，進行分類折舊的計算是相當繁瑣的，而利用設備管理系統進行此類運算則相當簡單，只用一、二條語句就可以實現。

5．打印設備臺帳相關資料

改備資產卡片、設備臺帳表和設備清點登記表等相關資料是反映企業設備資產狀況的主要依據。本模塊的作用就是提供上報的報表和本單位設備檔案的存根。

設備管理系統是專門應用于設備管理的一套軟件系統，融入雙體系管理理念及相關應用理念，有助于企業建立規范的設備管理體系，實現科學的設備計劃管理、設備調度，優化設備資源配置與應用，平衡企業設備計劃、生產計劃、資源計劃，消除企業計劃管理瓶頸，提高設備等資源利用率，降低資源消耗，提高生產經營效益。